客户来中国，我要承担住宿吗？
作者：外贸展会 ·
客户说下个月要飞过来看看工厂，机票订好了，问你方不方便帮忙订个酒店。你盯着屏幕犹豫了三秒，心里开始打鼓：这酒店钱我出还是他出？出了怕他觉得理所当然，不出又怕显得小气，单子黄了。这事说白了，很多外贸人都踩过坑，要么当冤大头花了钱还没换来订单，要么抠抠搜搜把客户得罪了还不知道。
客户说下个月要飞过来看看工厂，机票订好了，问你方不方便帮忙订个酒店。你盯着屏幕犹豫了三秒，心里开始打鼓：这酒店钱我出还是他出？出了怕他觉得理所当然，不出又怕显得小气，单子黄了。这事说白了，很多外贸人都踩过坑，要么当冤大头花了钱还没换来订单，要么抠抠搜搜把客户得罪了还不知道。
我跟你说实话，住宿这事儿没有标准答案，但有一套判断逻辑，搞清楚了你就不会再纠结。
一、先把账算明白：客户来中国到底要花哪些钱
客户从国外飞过来，涉及的费用其实就那么几项，先列出来你就知道边界在哪了。
国际机票
客户从他们国家飞到中国的往返机票，这笔钱通常是客户自己出的。道理很简单，他来中国是为了考察供应商、谈合作，本质上是他的商业行为，机票是他的差旅成本。你想想，如果每个说要来的客户机票都你包，一年来十个八个的，那还做不做生意了？
当然，特殊情况另说。比如你主动邀请一个大客户来参加你们的新品发布会，或者你们公司有专门的客户来访预算，那机票可以你出，但这属于主动投入，不是义务。
中国境内住宿
这就是标题问的核心问题。客户到了中国，住哪里、谁出钱，这里面的门道最多。一般来说，住宿费用有三种处理方式，我后面会详细说。
本地交通
客户从机场到酒店、从酒店到工厂、工厂到餐厅这些来回的交通费用，通常是供应商承担的。你总不能让客户自己打车来工厂，到了还让他自己付钱吧？这不是钱的问题，是待客之道。
餐饮
客户在你这边期间的吃饭费用，基本都是供应商请。不管是工厂食堂的工作餐，还是外面餐厅的正餐，你请客户吃顿饭是最基本的礼貌。
邀请函和签证费用
有些国家的客户来中国需要邀请函才能办签证，这个邀请函通常是供应商出。签证费用一般客户自己承担，但你要配合提供所需的材料。
把这些费用项分开看，你就会发现，真正模糊的只有住宿这一项，其他的其实都有默认的行规。
二、住宿这钱，到底该不该你出
回到正题，住宿到底谁出？我给你分三种情况，对号入座就行。
客户主动提出来中国的，住宿他自己出
如果是客户主动说要来中国看厂、来展会找你，那住宿一般是他自己负责。你要做的是帮忙推荐酒店、帮忙预订，但费用他自己付。这样做合情合理，客户也不会觉得你小气，因为他本来就是带着预算来的。
你可以主动问一句"需要我帮您推荐酒店吗？我们公司附近有几家还不错的"，既表达了关心，又把费用的事交给对方决定。
你邀请客户来的，住宿看情况
如果是你主动邀请客户来中国，比如邀请他来看你们的新工厂、参加你们的展会活动，那住宿最好你承担。毕竟是你请人家来的，总不能让人家又出机票又出酒店，显得没诚意。
但这里有个前提，这个客户得是值得你投入的。比如合作了几年的老客户，或者你判断有大单潜力的重点客户。如果是个还没下过单的小客户，你主动邀请他来还包住宿，那就要掂量掂量投入产出比了。
展会期间的客户，灵活处理
如果客户是来参加广交会或者你们当地的展会，顺道来看厂，住宿的处理方式可以灵活一些。客户可能已经自己订了展会附近的酒店，你就不用管了。如果客户还没订，你可以帮忙推荐，费用他自己付。如果是重点客户，你也可以主动提出帮他订几晚酒店，算是人情投入。
这里面有个细节，很多外贸人容易忽略。客户来参加展会，可能同时要看好几家供应商，如果你帮他订了酒店，他可能会觉得欠你人情，在你这里多花点时间。但如果他自己订的，那他的时间安排就完全自由了。
三、除了住宿，这些"分内事"你必须做到
住宿可以商量，但有些费用和安排是你作为供应商必须做的，别在这些地方省钱，省了反而坏事。
本地接送必须安排
客户下了飞机，你得有人去接。哪怕公司没有专车，打个车去机场接一下也是应该的。客户人生地不熟的，拖着行李箱在机场找出租车，你想想那个画面，他心里会怎么想？
有条件的公司，安排个专车接送，客户一落地就看到有人举着牌子等他，第一印象就不一样了。
工作餐和正餐都要请
客户在你这边的时间，吃饭你请。中午在工厂食堂吃个工作餐，或者出去找个干净的餐厅，晚上如果谈得好，可以请客户吃顿正餐，顺便增进感情。
吃饭不是为了吃什么山珍海味，而是为了创造一个轻松的沟通环境。很多在会议室谈不下来的事，饭桌上喝两杯就好说了。
车间和样品间要提前整理
带客户参观工厂之前，一定要把车间整理干净有序。客户来看厂，看的就是你的生产环境和管理水平。车间乱糟糟的，客户第一印象就差了，后面再怎么解释都没用。
样品间也要提前收拾好，样品摆放整齐，价格资料准备齐全。客户问什么你都能马上拿出来，这才叫专业。
小礼品不能少
客户走的时候，准备一份小礼物。不用太贵，精致一点有中国特色的就行，比如茶叶、丝巾、工艺品什么的。礼物不在贵重，在于心意。客户带着你的礼物回国，每次看到都会想起你，这比发十封邮件都管用。
对老客户和重点客户，可以准备稍微好一点的礼物。对一般客户，普通的纪念品就行。
四、不同客户，不同对待：别一视同仁
说到这里，你可能会问，那到底怎么判断一个客户值不值得我包住宿？关键在于客户分级。
A+级客户：全包都不为过
合作多年、订单稳定、每年采购量大的老客户，或者你判断有巨大潜力的新客户，这种级别的客户来中国，机票住宿全包都值得。因为他给你带来的订单，远远超过这点接待费用。
而且这种客户通常不会随便让你破费，你主动提出包住宿，他可能还会推辞，说自己有预算。这时候你坚持一下，他会记你这个人情。
A级客户：包住宿，机票不管
有过几次合作、订单量还不错的客户，来中国的话住宿你包，机票他自己出。这样既表达了诚意，又不会投入太多。
B级客户：帮忙安排，费用他出
联系了一段时间、还没正式下过单，或者订单量不大的客户，你可以帮忙推荐酒店、帮忙预订，但费用他自己付。如果他来中国主要是为了看你的工厂，那你也可以考虑包一两晚住宿，作为诚意。
C级和D级客户：正常接待就行
刚联系上、还不确定有没有合作可能的客户，你正常接待就行。机场接一下、请吃顿饭、送个小礼物，这些基本的做到就可以了。住宿不用你操心，他自己会安排。
客户分级不是让你看人下菜碟，而是让你把有限的接待预算花在刀刃上。你对A+级客户好，他会给你更多订单；你对D级客户投入太多，可能就是肉包子打狗。
五、费用怎么谈不尴尬：提前说清楚比事后扯皮强
费用这个事，最忌讳的是到了现场才说。客户来了，你才告诉他酒店自己付钱，或者客户以为你包了结果你没包，双方都尴尬。
提前在邮件里说清楚
客户确认要来之后，你在邮件里把接待安排说清楚。比如：
"我们会安排机场接送，您在我们城市期间的餐饮由我们负责。酒店方面，我们可以帮您推荐附近的酒店并代为预订，费用您到店直接支付即可。"
这样客户心里有数，也不会有不切实际的期待。
帮客户订酒店时确认费用承担方
如果你帮客户预订酒店，在预订之前一定要说清楚费用谁出。可以说"我帮您订XX酒店，房费是您到店付还是我们这边先付？"一句话的事，别不好意思问。
客户主动要求你承担时，学会判断
有些客户会直接说"你们能帮我订酒店吗？"这时候你要判断他的意思。如果他接着说"费用我们来出"，那没问题。如果他没提费用的事，你可以问一句"房费需要我们这边先垫付吗？"既给了对方面子，又把费用的事摆到了台面上。
真遇到那种摆明了想让你全包的客户，你也要学会拒绝。可以说"不好意思，我们公司的接待预算有限，酒店费用需要您这边承担，我们可以帮您推荐性价比高的酒店。"该拒绝的时候要拒绝，不然有了第一次就有第二次。
六、接待的细节比花钱更重要
说了这么多费用的事，其实我想告诉你，客户来中国，他真正在意的不是你花了多少钱，而是你用不用心。
客户山长水远地跑来中国，人生地不熟，语言不通，连上网都费劲。这时候你帮他办个手机卡、帮他叫个车、提醒他天气变化，这些小事比你请他吃顿大餐更能打动他。
我见过有的工厂，客户来了就拉着开会，会议室一坐就是一下午，连杯水都不给倒。客户嘴上不说，心里早就给你打了低分。也有的工厂，客户一到就端上热茶，车间参观的时候细心讲解，中午一起吃个便饭聊聊家常，客户走的时候还送点小特产。单子最后给谁了，不言而喻。
所以别把注意力都放在住宿谁出钱上，把接待的细节做好，让客户感觉到你重视他、专业、靠谱，这才是留住客户的关键。
最后总结
客户来中国，住宿要不要你承担，没有绝对的答案。判断的标准就三条：客户是谁、谁邀请的、值不值得投入。
国际机票一般客户自己出，本地交通和餐饮你必须管，住宿根据客户级别灵活处理。A+级客户全包，A级包住宿，B级帮忙安排费用他出，C级D级正常接待就行。
费用的事提前在邮件里说清楚，别到了现场才谈。帮客户订酒店时确认费用承担方，该拒绝的要学会拒绝。
最后记住一点，接待的细节比花钱更重要。把客户当朋友，用心做好每一个细节，比你花多少钱都管用。客户来中国一趟，让他带着好印象回去，订单自然就来了。