外贸单证全部留存多久，税务、海关后续核查会调取几年单据？

做外贸的朋友，出货之后那些单据，你是怎么处理的？是做完就扔，还是整理归档放起来？很多人可能觉得，货也发了，钱也收到了，那些单据就没用了。其实真不是这样。税务要查、海关要查，几年之后还可能找你要单据。那外贸单证到底要留存多久？税务和海关分别会调取几年的单据？今天咱们就把这个问题讲清楚。

一、先搞明白：单证为什么要留存

很多人觉得，钱都收到了，单据留着干嘛？占地方。其实不是的，单证留存是有法律规定的，不是你想扔就能扔的。

出口退税备案单证是出口企业在出口业务流程的关键环节形成的凭证，是企业向税务机关证明其业务真实性、还原货物流的重要资料。备案单证在向税务机关申报出口退税时不需要提供，但必须按规定留存企业备查，税务机关在日常检查、调查评估、函调时会进行调阅。企业有违反规定的情形，将会导致比较严重的后果，所以企业应重视对备案单证的管理，将其作为企业出口退税内部风险控制的重要内容。

税务核查底层逻辑是：货、单、款、价、目的国，全部闭环匹配。也就是说，税务查你的时候，要证明你这票货是真实出口的、钱也收到了、价格也合理、目的地也对得上，这些都需要靠单证来证明。

除了税务，海关也可能核查。比如产地证的退证查询，印尼、泰国这些国家的海关，经常会对FORM E产地证发起核查。还有海关稽查，也会要求企业提供相关单证。

还有信用证的单据，所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。这个也是行业惯例，万一以后有什么纠纷，或者客户有什么疑问，都可以拿出来查。

所以单证留存不是小事，是跟企业的合规、税务安全、出口退税直接挂钩的，一定要重视。

二、税务方面：单证要留存多久？

先说说税务方面的要求，这个是最明确的，也是最不能马虎的。

1. 出口退税备案单证保存5年

备案单证保存期为5年。这个是国家明确规定的。

出口企业应在申报出口退（免）税后15日内填写《出口货物备案单证目录》。备案单证要存放在公司财务室或档案室，放在文件柜、保险柜里。

国家税务总局公告2022年第9号优化了出口退（免）税备案单证管理，从2022年5月1日起，出口企业要按照新政策做好单证备案。

新政策下，备案单证的内容包括：

• 购销合同：包括出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等
• 出口货物装货单：水路运输装货单、航空运输装货单、公路运输装货单、铁路运输装货单等
• 出口货物运输单据：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证等

出口企业订立电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合《合同法》的，将电子合同打印、口头合同书面记录并签字声明内容与事实相符，加盖企业公章。

对于其他单证如为电子单证，将电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明与原件一致。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。

2. 不按规定备案有什么后果？

不按规定进行单证备案，后果挺严重的。

国家税务总局公告2013年第12号规定：出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

也就是说，没备案的话，退税就别想了，只能按免税算。已经退了的，还要冲回去。

国家税务总局公告2012年第24号还规定：未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。

如果是提供虚假备案单证，后果更严重。财税〔2012〕39号规定：出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物，不适用增值税退（免）税和免税政策，视同内销货物征收增值税。

国家税务总局公告2012年第24号规定：出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。

国家税务总局公告2013年第65号还规定：出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。

3. 对企业分类管理等级的影响

备案单证做得好不好，还会影响出口企业的分类管理等级。

一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。

拒绝提供备案单证的，降为四类企业。根据国家税务总局公告2016年第46号规定：主管税务机关发现一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证的，出口企业管理类别应调整为四类。

企业分类管理等级跟退税速度直接挂钩。一类企业退税最快，二类次之，三类更慢，四类最慢，而且审核最严。所以备案单证没做好，不仅可能被罚款，还会影响退税速度，间接影响企业的资金周转。

4. 税局抽查备案单证是常事

税局抽查备案单证是一件在做外贸就避无可避的东西。不要觉得自己运气好不会被抽到，抽查是随机的，每个企业都有可能被抽到。

退税后，备案单证的提单可以用seaway bill提单吗？这个也是很多人问的问题。还有21年底新成立的进出口公司，做的是sea waybill海运单，在出口退税单证备案资料审核阶段，不知道税局审核会不会有问题。这些都是实际操作中经常遇到的问题。

好几年没做单证了，现在还要国税单证备案吗？答案是肯定的，而且要求越来越严，不是越来越松。

三、海关方面：单证要留存多久？

说完了税务，再说说海关方面。海关的情况稍微复杂一点，分几种情况。

1. 原产地证相关单证保存3年

产地证相关的单据档案，要保存3年。

按照要求建立产地证相关单据档案，并保存3年，以免在遭遇查询时无法提供进口国海关要求的证据。这个主要是针对印尼、泰国这些核查比较多的国家。

FORM E证书正本交进口国海关，将第三副本建档留存并将相关资料至少保存3年。如有退证查询工作应主动配合签证机构调查。

比如印度尼西亚海关就经常发起退证核查。今年上半年全国质检系统共收到印度尼西亚海关因直运规则发起的中国－东盟原产地证书退证核查请求1449份，占中国－东盟原产地证书退证查询总量的52.31%，比去年同期上升219.86%。

印度尼西亚货物的发货人要重视进口国海关动向，发货前提前了解货物的详细运输路线，准备好材料以备核查。

质检总局还发出过退证查询预警通报，通报针对近期印尼海关频繁对我出口货物发起直运规则退证核查发布预警。

所以做东盟市场尤其是印尼、泰国市场的朋友，产地证相关的单据一定要保存好，至少保存3年，不然海关来核查的时候拿不出来，就麻烦了。

2. 海关稽查的期限

新版海关稽查条例颁布之后，海关稽查也是企业需要关注的一个点。

商品归类到底有哪些注意事项，如何用专业性打动海关并以理服人？《新海关稽查条例》的颁布，应该如何利用并化解风险？特许权使用费这种非贸付汇，最近已经引起海关注意并开始专项稽查，如何跟紧海关的步伐，避免双重纳税？这些都是外贸企业需要关心的问题。

当然，海关稽查不只是看单证，还要看账、看货。但单证是稽查的重要依据之一，所以相关的报关单证、合同、发票这些，都要保存好。

3. 海关核查知识产权

因为近期海关核查重点是知识产权备案的品牌，所以对于清关入仓货物的申报，也要注意相关单证的保存。如果是品牌货，要保存好品牌授权的相关文件，以备海关核查。

四、不同类型单证的留存建议

除了上面说的法定要求，不同类型的单证，实际操作中也有不同的留存建议。

1. 信用证和议付文件

所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。这个在很多外贸操作流程里都是标准的第17条或者第9条，可见其重要性。

为什么信用证单据要特别注意留存呢？因为信用证涉及银行、涉及付款，万一以后有什么纠纷，比如不符点的争议、付款的争议，都需要拿出原始单据来核对。

而且信用证的单据一般比较多，也比较复杂，包括信用证正本、修改件、汇票、发票、箱单、提单、保险单、产地证、检验证、受益人证明、船公司证明、快递收据等等。这一整套都要留存好，按订单整理归档，方便以后查阅。

2. 报关单证

报关单证包括报关单、报关委托书、合同、发票、箱单、申报要素、品牌授权书等等。这些单证也建议至少保存5年，跟税务备案单证的期限保持一致。

因为海关稽查、税务核查、外汇核查，都可能用到报关单证。保存好这些单据，什么时候查都不怕。

3. 产地证档案

产地证相关的单据档案保存3年，这个前面说了。但实际操作中，建议保存更长时间，比如5年，跟税务的要求对齐，省得记那么多期限，搞混了。

尤其是出口到印尼、泰国这些核查比较多的国家的产地证，更要保存好。印尼海关数据已经和国内联网，核查的比较多。万一几年后海关来查，你拿不出相关证据，可能就会被认为产地证有问题，影响客户清关，甚至被追回关税优惠。

4. 客户往来文件

跟客户的往来邮件、传真、确认函这些，也建议保存好。虽然不是法定要求，但万一以后有什么贸易纠纷，这些都是证据。

老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。

五、单证保管的注意事项

最后，给大家提几个单证保管的注意事项，都是实操中的经验。

1. 纸质还是电子？

现在很多单证都是电子版的了，那是不是只保存电子版就行？

对于出口退税备案单证来说，对于其他单证如为电子单证，将电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明与原件一致。也就是说，电子单证也要打印出来存档，不能只存电子档。

当然，电子档也可以同时保存，方便查阅。但纸质的一定要有，而且要盖章签字，证明跟原件一致。

2. 怎么归档？

单证归档要有条理，不能乱七八糟堆在一起。给大家几个建议：

第一，按订单归档。每一票订单的单证放在一起，包括合同、发票、箱单、报关单、提单、产地证、信用证（如果有的话）等等。用一个文件夹或者文件袋装起来，写上订单号、客户名称、出货日期，方便查找。

第二，按时间归档。每年的单证放在一起，或者每个季度的放在一起。这样几年之后要清理的时候，也知道哪些已经超过保存期限了，可以处理掉了。

第三，做好目录。每一份归档的单证，最好有个目录，写清楚里面有哪些单据、几份正本几份副本。这样找的时候不用翻半天。

公司有专门的单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交过程中的"真空"缺漏。

3. 存放地点

备案单证的存放地点，规定是公司财务室或档案室，放在文件柜、保险柜里。

这个也好理解，单证是重要的财务凭证和业务凭证，当然要放在安全的地方，防火、防潮、防虫、防丢失。

不要随便放在办公桌上，或者堆在角落里，时间长了丢了都不知道。等税局来查的时候拿不出来，就麻烦了。

4. 遗失了怎么办？

单证遗失，可能是由于出口商制作和保管单证不善造成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此，发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要靠自己去尽力补救。

首先要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递流程。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。

如果真的遗失了，要赶紧补救。比如提单丢了，要赶紧找货代和船公司处理，可能需要登报声明、提供担保、重新签发等等，挺麻烦的。所以还是那句话，保管好，别弄丢了。

总结

好了，关于外贸单证留存多久的问题，咱们就聊到这里。总结一下核心要点：

第一，税务方面：出口退税备案单证保存期为5年，从申报出口退（免）税后15日内开始备案。未按规定备案的，不得退税适用免税政策；提供虚假备案单证的，视同内销征税。还会影响企业分类管理等级。

第二，海关方面：产地证相关单据档案保存3年，以备进口国海关退证核查。海关稽查也是企业需要关注的，相关报关单证要保存好。

第三，不同类型单证：信用证和议付文件留存一整套备查；报关单证建议保存至少5年；产地证档案保存3年，建议跟税务对齐保存5年；客户往来文件也建议保存好作为证据。

第四，保管注意事项：电子单证要打印成纸质并盖章签字；按订单或时间归档，做好目录；存放在财务室或档案室，防火防潮防丢失；万一遗失要及时补救。

做外贸，单证就是生意的凭证，就是钱的凭证。别小看那一摞纸，真到查税、稽查、打官司的时候，每一张都可能是关键证据。所以大家一定要重视单证的保管和留存，该存的存好，该归档的归档，别等用到的时候才发现找不到了，那时候后悔就晚了。